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Kontakte - Anlegen und Verwalten

Kontakt anlegen

Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner Kontakte, um eine Übersicht der angelegten Kontakte zu bekommen. Um einen neue Kontakt anzulegen, klicken Sie auf den Button neu oder über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag Es öffnet sich ein neues Fenster, indem der Kontakt erfasst werden kann. Ist die Datenerfassung abgeschlossen, so klicken Sie auf den Button um den neu erfassten Kontakt abzuspeichern.

Kontakt bearbeiten

Um einen Kontakt zu bearbeiten, doppelklicken Sie mit er linken Maustaste oder klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Eigenschaften>. Der Kontakt wird in einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie den Kontakt und speichern Sie dei Änderungen über den Button <Speichern>.

Kontakt löschen

Um einen Kontakt zu löschen, wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus der Übersicht und klicken Sie auf den Button <Löschen>. Der Kontakt wird in den Papierkorb verschoben.

Achtung: Es können nur jene Kontakte gelöscht werden, die keine Zuordnungen haben

Sicherheitseinstellungen

Wie bei den Dokumenten kann auch für Kontakte die Sicherheit definiert werden. Folgende Sicherheitsstufen stehen zur Auswahl:

  • Öffentlich: Alle haben Zugriff auf den Kontakt
  • Privat: Nur der Ersteller sieht und hat Zugriff auf den Kontakt
  • Beschränken auf Verteiler: Nur die im Verteiler aufgenommenen Personen haben Zugriff auf den Kontakt.  Wählen Sie diese Option, so müssen Sie die betreffenden Personen in den Verteiler aufnehmen, indem Sie auf den Button <Verteiler> klicken. Hilfe dazu finden Sie hier. Aber Achtung - alle Kontakte/Personen die in den Verteilergruppen für Dokumente aufgenommen wurden sollten auch in den Kontakten in die entsprechenden Verteilergruppen aufgenommen werden.

Kategorien

Für die Kontakte können Sie ähnlich dem MS Outlook Kategorien vergeben. Diese sind frei wählbar und können wie folgt angelegt und ausgewählt werden. Doppelklicken Sie in das Feld <Kategorien> Es erscheint ein Fenster in dem die zur Auswahl stehenden Kategorien angezeigt werden. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die einzelnen Checkboxes vor den Bezeichnungen  der Kategorie um diese Kategorie auszuwählen. Klicken Sie auf den Button <OK> um die Änderungen zu übernehmen. Um eine Kategorie anzulegen, klicken Sie auf den Button <Anlegen>. Geben Sie im Feld die neue Kategorie an und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen> Sind alle notwendigen Kategorien angelegt, so klicken Sie auf den Button <OK> um das Fenster zu schließen. Die neu angelegten Kategorien stehen nun zur Auswahl.

Kontakte suchen

Um nach einen Kontakt zu suchen klicken Sie auf den Button . Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie zuerst definieren können, nach was Sie suchen wollen. Danach geben Sie den Suchbegriff ein und klicken auf den Button , um die Suchabfrage zu starten. Das Suchergebnis wird in der Liste angezeigt. Um wieder alle Kontakte anzuzeigen klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag  <Filter aufheben>

Kontakte importieren und exportieren

Um einen oder mehrerer Kontakte zu exportieren, wählen Sie die zu exportierenden aus der Liste aus und klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <vCard exportieren>. Bei dem sich öffnenden Fenster geben Sie den Pfad an, wohin die Kontakte exportiert werden sollen und bestätigen mit <OK>. Die Kontakte werden als vCard (=virtuelle card)  in das Verzeichnis unter dem Namen des Kontaktes gespeichert. Diese Dateien können von den gängigen Adressprogrammen weiterverwendet oder per email verschickt werden.

Der Import von vCards funktioniert ähnlich. Klicken Sie auf die rechte Maustaste - wählen Sie vCard importieren. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die vCard - Datei auswählen können. Nach dem Import wird der Kontakt in dem Eigenschaftsfenster angezeigt und kann noch überarbeitet werden. Bestätigen Sie den Import mit <Speichern>. Alternativ können Sie auch vCards per Drag&Drop importieren.

Verteilergruppen


Ab der Version 8.6 können Kontakte direkt in Verteilergruppen aufgenommen bzw. von Verteilergruppen gelöscht werden und man muss nicht in die einzelnen Verteilergruppen aufrufen um einen Kontakt aufzunehmen. Man sieht dadurch auch leichter in welchen Verteilergruppen ein Kontakt ist und auf welche Dokumente er dadurch Zugang hat.

Export MS Excel

Ab der Version 8.6 können Kontakte nach MS Excel zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. Wählen Sie zuerst die zu exportierenden Kontakte aus der Liste und wählen Sie über das Men+ der rechten Maustaste den Eintrag <Export zu Excel> In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie die Felder, die Sie exportieren wollen und klicken Sie auf den Button <Export> um den Vorgang zu starten.